Wie heeft er wel eens moeite om een tolk te vinden op tijd? Je bent niet de enige. Veel tolken hebben een aantal vaste opdrachten per week en daaromheen is het iedere dag anders. Voor klanten is het wel fijn om een aantal vaste tolken te hebben en gelijk te weten wie kan.
Ziehier daarom een dummy van mijn online agenda:
Ik heb er stad en land voor afgezocht. Er bestaan genoeg informatiesystemen (te vinden onder termen als HIS, EPD, PGO) die gebruikt worden in de gezondheidszorg waarmee patiënten hun eigen afspraken kunnen inplannen. Maar die zijn 9 van de 10 keer bedoeld voor (grote) zorginstellingen. Je kan alleen vanuit bijvoorbeeld een ziekenhuis een aanvraag doen voor een demo, de informatie op hun sites is summier of juist zo technisch dat ik er geen raad mee weet en de prijzen zijn er ook naar. Hoe beter beveiligd, hoe meer je ervoor betaalt, zo lijkt het.
Die beveiliging is meteen de reden dat ik eerst heb gezocht naar systemen voor de gezondheidszorg. De termen vlogen me om de oren. Zo lijkt HIPAA een vereiste. iets met tweetrapsverificatie zoals bijvoorbeeld Ziiver gebruikt. Wil de patiënt of klant toegang, dan moet hij bijvoorbeeld een extra code invoeren die hij op de telefoon ontvangt. Google Calendar bleek na het nodige zoekwerk in ieder geval géén goede optie: veel te onveilig.
Het moet ook mogelijk zijn in de agenda voor de klant om zelf de begin- en eindtijd van een opdracht te bepalen. Een opdracht duurt minimaal een kwartier maar kan evengoed de hele dag zijn. Er zijn zelfs tolken die meegaan op vakantie met hun klant dus reken maar uit. In de meeste agenda’s kan dit niet. Dan moet je als tolk voor elke mogelijke tijdsduur een apart ‘product’ of ‘dienst’ invoeren. Dan krijgt de klant voor donderdag 2 mei bijvoorbeeld de opties:
12.15-12.30
12.30-12.45
13.00-13.15
enzovoorts
Elk kwartier wordt als een aparte afspraak gezien. Lekker handig maar niet heus. Dit was de reden dat het veelal geprezen Amelia afviel als kanshebber.
En wat te denken van reistijd? Als tolk kun je vaak wel een standaard buffertijd instellen. Dan moet er bijvoorbeeld een kwartier zitten tussen iedere opdracht. Maar wat als je meerdere online opdrachten hebt na elkaar of juist van Rotterdam naar Enschede moet reizen? Dan kan die standaard buffertijd wel eens verkeerd uitpakken. Dus het liefst wil je een agenda die automatisch de reistijd uitrekent. Dan nog trekt niet iedereen het om 4 uur per dag in de auto te zitten.
Ook verschilt het per tolk hoeveel ‘hersteltijd’ die nodig heeft. Een ervaren tolk kan meer uren per dag aan, is de stelregel. En anderhalf uur op de basisschool tolken is heel anders dan op de universiteit.
De hersteltijdkwestie is wel te ondervangen door als tolk je agenda bepaalde openingstijden mee te geven. Zodra het te vol begint te raken, plan je de rest van de dag dicht of sluit je bepaalde dagen. Maar de reistijd is wel een ding. Tot dusver heb ik twee houtje touwtje oplossingen gevonden:
- Ik geef klanten alleen de optie om online opdrachten in te plannen. Dan hoef ik immers geen rekening te houden met reistijd.
- Ik vraag klanten zelf de reistijd uit te rekenen en dit mee te nemen in de aanvraag.
Maar goed, als je de oriëntatie hebt van een ei zoals ik, wil je wat extra tijd hebben. Dus wil je liever een check doen op de aanvraag en hem niet automatisch in laten plannen. En dat is weer wat minder gebruiksvriendelijk voor de klant.
Lang verhaal kort. De enige club waar ik een echt gebruiksvriendelijke en betaalbare agenda heb gevonden is die van SuperSaas (type resource agenda, € 6,- per maand red je het mee). Het wordt internationaal gebruikt, maar is niet specifiek gericht op de gezondheidzorg. Je hebt wel bepaalde beveiligingsopties zoals https, alleen mensen toelaten met een gebruikersnaam en wachtwoord maar het grote probleem is: ik ben geen ICT expert. Ik kan gewoonweg niet goed beoordelen of en hoe veilig deze site is. Ik weet alleen dat dit écht een fijne simpele interface is waar je veel mee kan, ook zelf de velden kan aanpassen die klanten moeten ingeven bij een afspraak. En je wordt snel en goed geholpen als je vragen hebt, in het Nederlands. Klanten hoeven geen afspraken van elkaar te zien.
Ik heb Tolkcontact (TC) in januari jl. een mail gestuurd met de vraag of het niet mogelijk is om een dergelijk systeem in te bouwen in TC, bij voorkeur gebaseerd op SuperSaas. Voordelen voor TC zijn uiteraard dat ze klanten beter bedienen maar ook:
- dat tolken opdrachten buiten TC om in de agenda kunnen plaatsen (bijvoorbeeld die op factuur van de GGMD). TC weet dan dat tolken op die tijden niet beschikbaar zijn.
- als reistijd wordt berekend, idem dito.
Tolkcontact wees op het issue informatiebeveiliging en daarmee leek de kous af. Maar juist zij zouden dit goed kunnen inregelen. ik durf het nu niet aan om mijn agenda voor jullie open te stellen op mijn site.
Ik heb dus twee oproepen:
- Wie is of kent een ICT privacy/beveiligingsexpert die SuperSaas kritisch wil doorlichten en eventueel bereid is om deze samen met hen te verbeteren indien nodig?
- Wie lijkt zo’n agenda wel handig? Laat het Tolkcontact dan weten en wijs eventueel op deze blog. Wellicht dat jullie wens dan wordt opgepakt.
Zou mooi zijn.
